In dieser vierteiligen Artikelserie zeigen wir, wie mit visuallifecycle ein bereits existierender Vertriebsprozess in Salesforce weiter verbessert werden kann. Während dieser Serie werden wir Maßnahmen aufzeigen mit denen Vertriebsmitarbeiter komfortabel durch einen Prozess geführt werden können und wir den manuellen Aufwand der Mitarbeiter reduzieren. Damit können sich die Vertriebsmitarbeiter darauf konzentrieren, was sie am besten können: das Verkaufen. Und nicht ihre kostbare Zeit damit verschwenden Daten aufwändig in Salesforce zu pflegen.

 

Die Serie untergliedert sich wie folgt:

Im ersten Teil stellen wir den Prozess vor und setzen Ihn mit visuallifecycles Prozessassistenten um.

Das Szenario

In dem Beispielszenario richten wir einen Vertriebsprozess für einen typischen Mittelständler ein. Die Vertriebsabteilung besteht aus zehn Leuten, die bereits zur Nachverfolgung Ihrer Vertriebsaktivitäten Salesforce Opportunities verwenden.

Jeder Vertriebsmitarbeiter ist für seinen eigenen Kundenstamm verantwortlich und pflegt Verkaufschancen bei diesen sofort als Opportunity im System ein. Danach durchläuft der Prozess vier definierte Schritte, bis es zum Abschluss eines Geschäfts kommt. Diesen Prozess schauen wir uns nun kurz genauer an.
Eine Opportunity wird zuerst im System angelegt und erhält dort die Phase „Qualification“. In dieser Phase sammelt ein Vertriebsmitarbeiter gewisse Kennzahlen über die Verkaufschance, wie etwa voraussichtliches Volumen, Ansprechpartner usw.

Danach geht es in die Phase „Analysis“, in der der Vertriebler die Machbarkeit der Opportunity sicherstellt und die konkreten Produkte und Services identifiziert, die der Kunde benötigt.

In der Phase „Quote“ schließlich erstellt der Vertriebler ein Angebot und übersendet es dem Kunden. Nach Annahme oder Ablehnung des Angebots schließlich endet die Opportunity entweder in der Phase „Closed Lost“ oder „Closed Won“.

Die Umsetzung

Um visuallifecycle zu nutzen, legen wir in Salesforce zu allererst einen Prozess neu an. Dies geschieht mit dem Wechsel in die visuallifecycle-App und mit einem Klick auf den Neu-Button auf dem Prozess-Reiter.

Hier wählen wir dann als Prozess-Objekt die Opportunity aus. Dies bringt uns zu der Auswahl der prozessrelevanten Statusfelder. Man muss sich diese Felder als die verschiedenen Dimensionen eines Prozesses vorstellen. Das heißt, alle Felder die den Zustand einer Opportunity definieren sollten hier auswählt werden. In unserem Beispiel oben, ist die einzige relevante Dimension die Opportunity-Phase. Als Status wählen wir diese aus und klicken auf Speichern.

Damit landen wir auf der Übersichtsseite des Prozesses. Da dieser Prozess noch „leer“ ist, ist zu diesem Zeitpunkt noch nicht viel zu sehen. Wir gehen auf den Prozessassistent um den Prozess mit Leben zu füllen.

Wir erstellen nun mit Klick auf den Button Neuer Zustand einen neuen Schritt im Prozess. Wir geben dem Zustand den Namen „Qualifizierung“ und weisen ihm analog den Phasen-Wert „Qualification“ zu. Außerdem setzen wir noch einen Haken bei Startzustand um visuallifecycle zu signalisieren, dass unser Prozess in diesem Schritt anfängt. Zusätzlich werden die Haken bei Bearbeitbar und Löschbar gesetzt, um zu ermöglichen, dass eine Opportunity in diesem Schritt bearbeitet und gelöscht werden kann.

Dies führen wir nun für jeden weiteren Schritt im Prozess aus, bis wir alle Schritte im System umgesetzt haben. Bei den folgenden Schritten lassen wir allerdings den Haken bei Startzustand weg. Der Prozess soll schließlich nur an einer Stelle beginnen.

Daraufhin verbinden wir die einzelnen Schritte mithilfe von Aktionen miteinander. Hierzu wählen wir den Schritt Qualifizierung an und erstellen mit einem Klick auf das Pfeilsymbol und einen anschließenden Klick auf den Schritt Analyse eine Aktion zwischen diesen beiden Schritten.
Auf diese Weise verbinden wir alle Schritte im Prozess miteinander.

Und das war es auch schon. Mit diesen wenigen Klicks haben wir den grundlegenden, vollständig lauffähigen Prozess konfiguriert.

Der fertige Prozess in Aktion

Wenn wir nun eine Opportunity neu erstellen, sehen wir direkt, dass die Opportunity automatisch in der Phase Qualifikation beginnt. Außerdem zeigt eine Opportunity auf ihrer Detailseite nun immer den Prozessleitfaden an, in dem der Nutzer auf den ersten Blick sieht, wo im Lebenszyklus einer Opportunity er sich grade befindet, und welche möglichen Aktionen ihm offen stehen.

Im nächsten Teil der Serie zeigen wir, wie man mit Hilfe der Feldberechtigungen einzelne kontextabhängige Page-Layouts für jeden Schritt im Prozess definiert und unser Mittelständler seine Mitarbeiter damit noch effizienter macht.